SISTEM INFORMASI

BAB I   Konsep Dasar

 

I.  Konsep Dasar Sistem

1. Definisi Sistem : Kumpulan unsur-unsur yang saling berinteraksi satu dengan yang lain untuk menghasilkan tujuan

2. Karakteristik Sistem : 

Sifat-sifat khusus yang dimiliki oleh sistem

a.    Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang berarti saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

b.    Batas Sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c.    Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.

d.    Penghubung Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lain.

e.    Masukan Sistem

Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimaksudkan supaya sistem tersebut dapat dioperasikan. Masukan sinyal adalah energi yang di proses untuk didapatkan keluaran.

f.     Keluaran Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

g.    Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

h.    Tujuan Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan. Kalau suatu sistem tidak mempunyai tujuan, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

3.  Klasifikasi Sistem

Sistem dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, yaitu:

Sistem Abstrak X Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : Sistem Teologi yang menerangkan hubungan manusia dengan Tuhan.
Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik. Contoh : Sistem Komputer, Sistem Keuangan.

Sistem Alamiah X Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat oleh manusia. Contoh pada sistem alamiah sistem peredaran bumi.
Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Contoh sistem robotika.

Sistem Deterministik X Sistem Probabilistik
Sistem deterministik adalah sistem yang berinteraksi antara bagiannya yang dapat diprediksi secara pasti. Contoh sistem komputer.
Sistem probabilistik adalah sistem yang tidak bisa diprediksikan secara pasti. Contoh sistem terbuka.

Sistem Tertutup X Sistem Terbuka
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar. Contoh tabung reaksi.
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar. Contoh : sistem organisasi.

II.  Konsep Dasar Informasi

1. Informasi

Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya

2. Siklus Informasi

3.  Mutu Informasi

Kualitas informasi tergantung dari 3 (tiga) hal :

1.  Informasi harus akurat : informasi harus terbebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias dan tidak menyesatkan.

2.  Informasi harus tepat waktu : informasi yang datang kepada penerimanya tidak boleh mengalami keterlambatan.

3.  Informasi harus relevan : informasi memiliki manfaat bagi penerimanya.

Nilai Informasi ditemtukan oleh 2 (dua) hal:

1.  Manfaat dari informasi tersebut.

2.  Biaya untuk mendapatkan informasi.

III.  Konsep Dasar Sistem Informasi

1.  Definisi Sistem Informasi

Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.  Peranan Sistem Informasi Bagi Manajemen :

1.  Dapat mendukung dalam pengambilan keputusan.

2.  Dapat mendukung kegiatan manajemen.

Yang termasuk ke dalam kegiatan manajemen adalah :

1.  Perencanaan strategis

a.    Proses evaluasi lingkungan luar organisasi : harus mampu bereaksi terhadap kesempatan-kesempatan dari lingkungan luar dan tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar.

b.     Penetapan tujuan

Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Tujuan ditetapkan oelh manajemen tingkat atas didalam proses perencanaan strategis yang bersifat jangka panjang.

c.    Penentuan strategis

       Menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan-tujuannya.

2.  Pengendalian manajemen
Yaitu proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien.

3.  Pengendalian operasi
Yaitu proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

 

 

BAB II
Tinjauan Umum Pengembangan Sistem

A. Perlunya pengembangan sistem

1.  Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem lama. Permasalahan yang timbul berupa :

a.     Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem tersebut tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

b.    Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru.

2.   Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities).

3.    Adanya intruksi-intruksi (directives).

B.  Prinsip pengembangan sistem

1)  Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

2)  Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang benar.

3)  Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.

4)  Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.

Tahapan kerja dari pengembangan sistem :

Kebijakan & perencanaan sistem :
Adanya intruksi dari top manajer kepada bawahan bahwa perusahaan tersebut perlu dilakukan pengembangan sistem. Di dalam perencanaan sistem perlu direncanakan terlebih dahulu mengenai :

a. Berapa besar dana yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem.

b. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem.

c. Sudah siapkah personil-personil yang terlibat dalam pengembangan sistem tersebut.

Analisis sistem : mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

Desain sistem secara umum : tujuan utnuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.

Desain sistem secara terinci : tujuan untuk memberikan gambaran secara terperinci kepada user tentang sistem yang baru.

Seleksi sistem : menyeleksi penggunaan software maupun hardware didalam penerapan sistem baru.

Implementasi sistem : menerapkan sistem informasi didalam satu organisasi atau perusahaan.

Perawatan sistem : tujuannya adalah untuk menjaga agar sistem informasi dapat digunakan dalam organisasi tersebut dalam jangka waktu yang cukup lama.

d.    Pendekatan pengembangan sistem

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem yaitu :

1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan).

Pendekatan klasik adalah pendekatan di dalam pengembangan sistem yang mengikuti tahapan-tahapan di systems life cycle tanpa dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknon yang memadai. Sedangkan pada pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik supaya membuatnya berhasil.

2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai).

Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Sedangkan pada pendekatan sistem memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya.

3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem).

Pendekatan bawah-naik dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini disebut juga denga data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan dioalh terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti data. Pendekatan atas-turun sebaliknya dimulai dari level atas organisasi yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini disebut juga dengan desicion analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhakn untuk pengambilan keputusan oleh manajeme terlebih dahulu. Kemudian data yang perlu diolah menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.

4. Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler dipandang dari cara mengembangkannya).

Pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Sedangkan pendekatan moduler berusaha memecahkan sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan.


5. Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari teknologi yang akan digunakan).

Pendekatan lompatan jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Sedangkan pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu saja.

BAB III

KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

Proses perencaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu:

1.  Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi:

a.  Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.

b.  Mengidentifikasi proyek-proyek sistem.

Menentukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi.
Contoh : Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :
-      Pengendalian penjualan dan pemasaran.
-      Pengendalian distribusi.
-      Pengendalian produksi.
-      Pengendalian keuangan.
-      Pengendalian persediaan.

c.  Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem.

Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem.

Contoh : Sistem informasi penjualan; memiliki sasaran :

-   Memberikan pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik.

-   Meningkatkan volume penjualan.

-   Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing

d. Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

Ada 3 faktor kendala :

-  Masalah dana.

-  Masalah waktu.

-  Mengenai batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut.

e. Menentukan prioritas proyek-proyek sistem

Yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan

f.  Membuat laporan perencanaan sistem

Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

-   Latar belakang organisasi.

-   Proyek sistem informasi yang direncanakan.

-   Sasaran pengembangan sistem informasi.

-   Kendala di dalam pengembangan sistem informasi.

-   Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi.

g.    Meminta persetujuan manajemen.

2.  Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi :

a. Menunjuk team analis.

b. Mengumumkan proyek pengembangan sistem.


3.  Mendefinisikan proyek-proyek yang dikembangkan, meliputi :

a.  Melakukan studi kelayakan

Studi kelayakan  : Suatu studi kana digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak

b. Menilai kelayakan proyek sistem

Kelayakan teknik :  ketersediaan teknologi yang digunakan, ketersediaan staf ahli di dalam mengoperasikan teknologi yang digunakan.

Kelayakan operasi : kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat, kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi.

Kelayakan jadwal : Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Kelayakan ekonomi : Besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem, manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya

Kelayakan hukum : Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku

c.  Membuat usulan proyek sistem

d.  Meminta persetujuan manajemen

BAB IV
ANALISIS SISTEM

 

Langkah-langkahnya :

1.  Identify : mengidentifikasi masalah.

2.  Understand : memahami kerja dari sistem yang ada.

3.  Analyze : menganalisis sistem.

4.  Report : membuat laporan hasil analisis.

1.  Mengidentifikasi Masalah

Ada tiga langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini yaitu :

a.  Mengidentifikasi Penyebab Masalah
Pada tahap ini kita harus dapat mengetahui apa yang menyebabkan masalah terjadi. Misal terjadi penurunan omzet penjualan karena banyak konsumen yang komplain terhadap divisi penjualan tersebut.

b. Mengidentifikasi Titik Keputusan
Setelah penyebab terjadinya masalah dapat ditentukan, selanjutnya juga harus ditentukan titik keputusan penyebab masalah tersebut.
Contoh : penyebab masalah konsumen komplain karena pelayanan yang kurang baik terhadap konsumen. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah penanganan order langganan dibagian order penjualan yang kurang baik kepada pelanggan.

c. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci
Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.

2.    Memahami Kerja dari Sistem yang Ada

Dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian:

1.  Menentukan jenis penelitian.

2.  Merencanakan jadwal penelitian.

3.  Membuat penugasan penelitian.

4.  Menbuat agenda wawancara.

5.  Mengumpulkan hasil penelitian.

3.  Menganalisis Hasil Penelitian.

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis:

1.  Kelemahan dari sistem lama tersebut.

2.  Kebutuhan informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen.

4.  Membuat laporan Hasil Analisis.

Isinya adalah :

1.  Alasan melakukan analisis sistem.

2.  Menguraikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem lama.

3.  Mengidentifikasi penyebab masalah.

4.  Mengidentifikasi titik keputusan.

5.  Menguraikan penelitian yang dilakukan.

6.  Menguraikan hasil analisis.

7.  Kesimpulan analisis.

     BAB V

           TEKNIK PENGUMPULAN DATA

Dalam sebuah penelitian atau kita melakukan penelitian, kita harus melakukan pengumpulan data untuk menunjang penelitian tersebut. Teknik pengumpulan data antara lain:

1. Interview (wawancara).

Teknik ini merupakan salah satu bentuk teknik pengumpulan data yang banyak digunakan dalam pengumpulan data kualitatif maupun pengumpulan data kuantitatif. Interview juga merupakan teknik yang efektif digunakan dalam mengembangkan suatu system. Wawancara adalah sebuah pertukaran informasi antara pewawancara dengan yang diwawancarai. Wawancara dilaksanakan secara lisan dalam pertemuan tatap muka individual atau kelompok. Wawancara dibedakan menjadi dua macam, yaitu

a. Wawancara terstruktur, digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul   data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh.

b. Wawancara tidak terstruktur, yaitu wawancara yang bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya.

Dalam wawancara, peneliti juga harus membuat daftar pertanyaan, ada dua tipe pertanyaan dalam wawancara, yaitu:

a. Pertanyaan Open-Ended (Terbuka) yaitu pertanyaan yang menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons. Dalam menjawab tipe pertanyaan ini, mereka dapat memberikan respons atau jawaban yang bersifat bebas dan terbuka.

b. Pertanyaan Closed-Ended, pewawancara lebih mudah mengontrol yang diwawancarai, karena apa yang akan ditanyakan sudah pasti dan menghindari yang diwawancarai menjawab bebas.

Struktur pertanyaan, antara lain

a. Pyramid yaitu dari pertanyaan tertutup (Closed-Ended) sampai pertanyaan yang terbuka (Open-Ended).

b. Corong yaitu dari pertanyaan yang terbuka (Open-Ended) sampai yang tertutup (Closed-Ended).

c. Wajik yaitu dimulai dengan pertanyaan tertutup (Closed-Ended) lalu terbuka (Open-Ended) dan diakhiri pertanyaan tertutup (Close-Ended).

Kelebihan Teknik wawancara.

a. Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan peneliti.

b. Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan yang sesuai dengan situasi yang sedang berkembang.

c. Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

d. Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah yang diwawancarai.

Kekurangan teknik wawancara, antara lain

a. Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama.

b. Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia.

c. Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat yang tertentu.

d. Wawancara sangat mengganggu waktu dari orang yang diwawancarai, bila waktu yang dimiliknya sangat terbatas.

2. Observasi

Observasi (pengamatan) dalam istilah sederhana adalah proses peneliti dalam melihat situasi penelitian. Observasi memiliki banyak tujuan. Sebagai pengamat dapat menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana dilakukan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, berapa lama dikerjakan, dimana dikerjakan, dan mengapa dikerjakan. Unsur-unsur yang harus diamati saat observasi adalah:

a. Lokasi kantor

b. Penempatan meja pembuat keputusan

c. Alat tulis kantor

d. Property seperti computer dan kalkulator

e. Jurnal dagang dan Koran

f. Pencahayaan dan warna

g. Cara berpakaian oleh pembuat keputusan

Kelebihan teknik observasi, yaitu

a. Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi.

b. Penganalisis melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan.

c. Dengan observasi, penganalisis dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan.

Kekurangan teknik observasi, yaitu

a. Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman.

b. Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitan pekerjaan tertentu.

c. Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan.

d. Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutupi kejelekannya.

3. Angket atau Kuesioner

Sebagian besar penelitian umumnya menggunakan kuesioner sebagai metose yang dipilih untuk mengumpulkan data. Kuesioner atau angket merupakan suatu teknik pengumpulan data secara tidak langsung (peneliti tidak langsung bertanya jawab dengan responden). Kuesioner adalah suatu daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan penganalisis untuk mengumpulkan data mengenai sikap, keyakinan, perilaku, dan karakteristik dari orang yang berada di dalam organisasi serta pendapat dari responden yang dipilih. Responden mempunyai kebebasan untuk memberikan jawaban atau respon sesuai dengan persepsinya. Dalam membuat kuesioner, harus dilalui prosedur.

a. Merumuskan tujuan yang akan dicapai dengan kuesioner.

b. Mengidentifikasikan variabel yang akan dijadikan sasaran kuesioner.

c. Menjabarkan setiap variabel menjadi sub-varibel yang lebih spesifik dan tunggal.

d. Menentukan jenis data yang akan dikumpulkan, sekaligusn untuk menentukan teknik analisisnya.

Ada dua jenis format kuesioner, yaitu

a. Format bebas (free format) berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden di tempat yang sudah disediakan.

b. Kuesioner format pasti (fixed format), kuesioner tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan, yaitu:

- Check-off Question. Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat  

 memeriksa jawaban-jawaban yang sesuai.

  

- Yes/No Question. Jenis dari pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab “YA” atau “TIDAK”.

- Opinion / Choice Question. Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya.

Kelebihan teknik kuesioner, yaitu

a. Kuesioner baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar.

b. Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi kuesioner dengan memilih waktunya sendiri.

c. Kuesioner secara relatif lebih efisien untuk sumber data yang banyak.

d. Karena kuesioner baisanya tidak mencatumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih objektif.

Kekurangan teknik kuesioner, yaitu

a. Kuesioner tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati.

b. Kuesioner cenderung tidak fleksibel, artinyaa pertanyaan yang harus dijawab terbatas yang dicantumkan di kuesioner saja, tidak dapat dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya.

c. Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan.

d. Kuesioner yang lengkap sulit untuk dibuat.

4. Dokumentasi

Suatu teknik pengumpulan data dengan menghimpun dan menganalisis dokumen-dokumen, baik tertulis, gambar maupun elektronik. Dokumen-dokumen tersebut dipilih sesuai dengan tujuan dan focus masalah. Dengan demikian metode dokumentasi dapat dilaksanakan dengan dua cara, yaitu

a. Pedoman dokumentasi yang memuat garis-garis besar atau kategori yang akan dicari datanya.

b. Check-list, daftar variabel yang akan dikumpulkan datanya.

5. Pengambilan Sample (Sampling)

Pengambilan sampel (sampling) adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya. Sampling adalah aplikasi dari prosedur tertentu yang kurang dari 100% item dalam suatu survey untuk mengevaluasi atau estimasi beberapa karakteristik atau nilai dari seluruh item yang akan digunakan hingga selesai. Sebagian item yang dipilh disebut sampel, sedangkan seluruh item yang ada disebut populasi. Cara pengambilan sampel, yaitu

a. Pengambilan sampel secara keputusan (judgemental sampling) adalah penentuan sampel dan pemilihan masing-masing item sampelnya diambil dengan dasar keputusan yang masuk akal menurut si pengambil sampel.

b. Pengambilan sampel secara statistic (statistical sampling), cara ini didasarkan secara random,    sehingga semua item-item di populasi mempunya kesempatan yang sama untuk terpilih sebagai sampel.

Sampling statistic maupun non statistic tahapannya sama, hanya dalam sampling statistic tidak menggunakan formula matematika dan table statistic. Tahapannya antara lain:

 

a. Menentukan tujuan sampling.

b. Mendefinisikan populasi dan unit sampling.

c. Menspesifikasikan karakteristik.

d. Menentukan ukuran sampel.

e. Menetukan metode pemilihan sampel dan melaksanakannya. Ada tiga metode sampling:

   i. Random number

  ii. Sampling sistematis.

 iii. Sampling blok.

f. Mengevaluasi hasil sampel dan membuat suatu kesimpulan.

 BAB VI

 DESAIN SISTEM

Desain Sistem 

Desain sistem dapat didefinisikan sebagai: “Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.”

Tujuan desain sistem

Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu:

1. Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem 
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Tujuannya lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya.

Pengertian Desain Sistem Menurut Para Ahli adalah

Menurut John Burch dan Garry Grudnitski dalam buku Analisa dan Desain, Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur adalah : "Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.”

Dari definisi diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa desain sistem adalah tahapan berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan dengan menyatukan beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh untuk memperjelas bentuk sebuah sistem.

Menurut Yavri D. Mahyuzir dalam bukunya Pengolahan Data menyebutkan beberapa langkah yang perlu dilakukan pada proses desain sistem adalah :

1. Menganalisa masalah dari pemakai (user), sasarannya adalah mendapatkan pengertian yang mendalam tentang kebutuhan-kebutuhan pemakai.
2. Studi kelayakan, membandingkan alternatif-alternatif pemecahan masalah untuk menentukan jalan keluar yang paling tepat.
3. Rancang sistem, membuat usulan pemecahan masalah secara logika.
4. Detail desain, melakukan desain sistem pemecahan masalah secara terperinci.
5. Penerapannya yaitu memindahkan logika program yang telah dibuat dalam bahasa yang dipilih, menguji program, menguji data dan outputnya.
6. Pemeliharaan dan evaluasi terhadap sistem yang telah diterapkan.

Langkah-langkah dalam Desain Sistem

1. Tahap Perencanaan
2. Mendefinisikan Masalah ,Sistem yang berjalan dan Sistem yang diusulkan
3. Menentukan tujuan sistem
4. Mengidentifikasikan kendala sistem
5. Membuat studi kelayakan (TELOS)
6. Keputusan ditolak/diterima

Tahap Analisis

1. Membuat struktur organisasi
2. Mendefinisikan kebutuhan informasi
3. Mendefinisikan kriteria kinerja system

Tahap Design

1. Menyiapkan rancangan
2. Membuat Context Diagram
3. Membuat DFD
4. Membuat IOFC
5. Membuat ERD
6. Merancang Kamus Data
7. Membuat FlowChart
8. Merancang File (master, input, proses, temporary)
9. Merancang Dialog Input
10. Merancang Dialog Output  
11. Menyiapkan konfigurasi system

Tahap Penerapan

1. Menyiapkan hardware dan software.
2. Implementasi Pemrograman
3. Testing
4. Cutover

Tahap Penggunaan

1. Audit Sistem
2. Memelihara Sistem